Sind Sie bei Begriffen wie Bill of Lading, Arrival Notice oder Akkreditiv ratlos? Sie wissen nicht genau, was diese Dokumente bedeuten? Keine Sorge – wir erklären Ihnen, welche wichtigen Versanddokumente Ihnen beim Versand Ihrer Fracht begegnen können oder beachtet werden müssen.

Während die meisten dieser Dokumente obligatorisch sind, hängen einige von der Art der Fracht ab, die Sie versenden, sowie vom Herkunfts- und Bestimmungsort. Es ist daher wichtig, dass Sie vor dem Versand wissen, welche Dokumente für Ihre Sendung benötigt werden.

Die wichtigsten Versanddokumente

Handelsrechnung

Die Handelsrechnung ist eines der wichtigsten Dokumente beim Versand Ihrer Seefracht. Es ist die Rechnung, die vom Verkäufer (Exporteur) an den Käufer (Importeur) ausgestellt wird. Sie ist für die Zollabfertigung erforderlich.

Packliste

Die Packliste ist ein weiteres wichtiges Versanddokument beim internationalen Seefrachttransport. Es handelt sich um einen detaillierten Überblick über die in der obigen Handelsrechnung erwähnte Fracht. Es enthält auch Informationen darüber, wie die Sendung verpackt wurde und welche Markierungen und Nummern außen an den Versandkartons vermerkt sind.

Ausfuhr-/Einfuhrzollerklärung

Eine Ausfuhr- oder Einfuhrzollerklärung enthält Einzelheiten zu den Waren, die ein- oder ausgeführt werden. Diese Erklärung ist besonders wichtig, wenn Sie internationale Fracht versenden. Juristisch ausgedrückt: Mit einer Zollerklärung bekundet eine Person den Wunsch, Waren im Rahmen eines bestimmten Zollverfahren abfertigen zu lassen. Die Erklärung wird für die Zollabfertigung und zur Berechnung der für die Fracht geltenden Zölle oder Steuern verwendet. Sie wird von einem Zollmakler anhand der Rechnung und der Packliste erstellt.

Bill of Lading & Sea Waybill

Das Bill of Lading ist ein detailliertes Dokument, das Sie von uns erhalten. Es handelt sich dabei um den Transportvertrag, in dem wichtige Details zur Sendung enthalten sind. Sie ist ein wichtiger Bestandteil der Seefracht und der Nachweis dafür, dass der Carrier die Waren in gutem Zustand vom Versender erhalten hat. Die Partei, die dieses Dokument besitzt, ist auch die Partei, die die Fracht kontrolliert.

Ein Sea Waybill ist ebenfalls ein Transportvertrag. Das Sea Waybill wird jedoch nicht für die Auslieferung der Fracht benötigt und wird nur als Frachtquittung ausgehändigt. Außerdem ist ein Sea Waybill nicht übertrag und kann nicht an Dritte abgetreten werden.

Zertifikate (Produktion, Schiff, Pflanzenschutz)

Je nach Art Ihrer Fracht werden Sie möglicherweise nach einem der folgenden Zertifikate gefragt:

• Produktionszertifikat: Dieses Zertifikat bezieht sich auf Materialien oder Produkttypen, für die nachhaltige Ressourcen oder anerkannte Methoden verwendet werden (z. B. nachhaltige Holzquellen). Es ist erforderlich, um Fracht in oder aus Regionen zu versenden, in denen Vorschriften für die Produktion gelten.
• Schiffszertifikat: Der Hauptzweck dieses Zertifikats besteht darin, die Eigentumsverhältnisse eines Schiffes zu überprüfen. Es enthält auch bestimmte Angaben wie das Alter und die Wartung des Schiffes. Das Zertifikat wird in der Regel als Teil der Anforderungen für das Akkreditiv (siehe unten) verlangt.
• Pflanzengesundheitszeugnis: Dies ist ein Dokument, das bescheinigt, dass Pflanzen und Pflanzenerzeugnisse frei von regulierten Schädlingen sind. Es bescheinigt zudem, dass die Ladung den sonstigen phytosanitären Anforderungen entspricht, die das Einfuhrland festgelegt hat.

Air Waybill oder Rail Waybill

Je nach Transportart erhalten Sie ein Air Waybill oder ein Rail Waybill (Flug- oder Bahnfrachtbrief). Ein Air Waybill (AWB) ist ein nicht übertragbares Dokument, das von einer Fluggesellschaft als Bestätigung für den Besitz einer Sendung ausgestellt wird. Das AWB ist auch eine Art Bill of Lading. Allerdings wird es in nicht übertragbarer Form ausgestellt, sodass ein AWB im Vergleich zum Bill of Lading weniger Schutz bietet. Das AWB dient auch als Quittung für den Versender. Dieses Dokument enthält die Bestimmungsadresse der Sendung sowie die Kontaktdaten des Absenders und des Empfängers.

Das Rail Waybill ein Dokument, das für Sendungen mit der Bahn verwendet wird. Dieses Dokument wird vom Spediteur oder der Bahngesellschaft nach Erhalt der Anweisungen des Versenders erstellt.

Arrival Notice

Ein weiteres wichtiges Dokument bei der Verschiffung ist die Arrival Notice oder der Ankunftsschein. Dieses Dokument informiert darüber, dass die Fracht am Bestimmungsort eintrifft. Es enthält relevante Details wie die Ladungsbeschreibung, Details zum Transport, das Bestimmungsland in Bezug auf die Zollgebühren und die Kontaktdaten des Seefrachtführers. Es wird vom Agenten des Seefrachtführers am Bestimmungsort an den Empfänger und an die im Bill of Lading genannten Parteien ausgegeben, die möglicherweise benachrichtigt werden müssen.

Ursprungszeugnis

Das Ursprungszeugnis ist das Dokument, das angibt, in welchem Land eine Ware oder ein Produkt hergestellt wurde. Es wird häufig benötigt. Dieses Dokument enthält Informationen über das Produkt, seinen Bestimmungsort sowie das Ausfuhrland. Es ist ein wichtiges Formular, da es dabei hilft, festzustellen, ob Waren für die Einfuhr in Frage kommen und ob sie Zöllen unterliegen.

Importer Security Filing (lokale Zollanforderungen)

Für Ihre Sendung ist möglicherweise ein Importer Security Filing (ISF) erforderlich. Dieses Dokument ist eine US-Zoll- und Grenzschutzvorschrift, die nur für die Einfuhr von Seefracht gilt. Vor dem Versandauftrag sollten Importeure die erforderlichen Daten für diese Dokumentation an ihren US-Zollmakler senden, da sie 24 Stunden vor dem Verlassen des letzten Ursprungshafens beim US-Zoll und Grenzschutz eingereicht werden muss. Zu den erforderlichen Daten gehören der Name und die Adresse des Verkäufers und des Käufers, der eingetragene Importeur, der endgültige Empfänger, der Name und die Adresse des Herstellers sowie das Ursprungsland.

Akkreditiv

Ein Akkreditiv ist ein wichtiges Zahlungsmittel bei internationalen Handelsgeschäften. Es ist standardmäßig unwiderruflich. Dieses Dokument ist ein Versprechen einer Bank im Namen des Käufers (des Importeurs) an den Verkäufer (den Exporteur) über eine bestimmte Summe in einer vereinbarten Währung. Außerdem muss der Verkäufer die erforderlichen Dokumente innerhalb einer bestimmten Frist einreichen. Darüber hinaus enthält es Informationen wie die Beschreibung sowie die Menge der Waren, die technische Beschreibung und die Dokumentationsanforderungen.

Erfahren Sie mehr über Versanddokumente

Ob Sie ein Bill of Lading bearbeiten, eine Packliste für eine Sendung erstellen, eine Zoll- oder Handelsrechnung ausstellen oder ein Ursprungszeugnis in einem Hafen vorbereiten – die Incoterms^® sind dabei eine Orientierungshilfe. Möchten Sie mehr über Incoterms^® erfahren? Dann lesen Sie hier weiter. Haben Sie weitere Fragen zu Ihrer Sendung? Dann lesen Sie unsere FAQ.